Programul cel mai utilizat în acest an: OneNote

Continui seria articolelor despre software modern cu programul care a ajuns să fie puntea de legătură între dispozitivele mele și locul unde îmi organizez majoritatea planurilor online. Deformație profesională: iau multe notițe, fac liste, scriu to do-uri șamd, iar de la primul smartphone am căutat un program în care să fac cât mai rapid aceste lucruri și apoi să le găsesc sincronizate pe PC.

Am trecut pe rând prin SpringPad, care era prea simplu, apoi am folosit Evernote inclusiv varianta premium, care treptat s-a tot stricat prin funcții inutile și greoaie, în timp ce baza lui rămânea șubredă, și am ajuns la OneNote de la Microsoft, disponibil într-o variantă gratuită, cât și într-una ceva mai complexă ca parte din Office 365. Și cum am licență de Office 365, l-am încercat într-o zi când mă disperase Evernote cu spam-ul și sincronizările sale, și la OneNote am rămas de atunci. Asta ca să nu credeți că doar Word, Excel și PowerPoint fac parte din Office.

OneNote are trei mari avantaje:

1. se sincronizează rapid și fără erori între dispozitive.
2. are aplicație separată, nu rulează doar în browser.
3. are structura cea mai potrivită pentru mine și o interfață simplă, aerisită.

De ce zic că-i un avantaj că nu rulează în browser? În primul rând pentru că nu-l pierd printre zecile de tab-uri deschise simultan. Butonul său este mereu pinned în taskbar, gata de deschis cu un simplu click. Apoi, au început să mă enerveze toate aplicațiile ce rulează doar în browser, făcându-l să consume o grămadă de memorie și, eventual dacă pică vreun tab, să pice mai multe în cascadă.

Are și versiune web, accesibilă direct din browser, dar pentru mine cea stand-alone este punctul forte. Acum de ce-mi este utilă aplicația.

SHARE CĂTRE ONENOTE

Aici e foarte simplu, odată instalat pe mobil, OneNote apare și ca destinație de share. Dacă citesc un articol bun pe undeva, pot să-i dau Share către OneNote și-l voi găsi în program, ca o notiță nouă, cu tot cu link și rezumat. Pot să dau share către OneNote și unei fotografii din galerie, la o adică.

Le găsesc apoi sincronizate inclusiv pe desktop, de unde le pot reciti, transforma în articole pentru blog șamd. În special atunci când trec prin agregatoare cu multe articole, precum Flipboard sau Feedly, salvarea lor către OneNote se face din două apăsări.

Inclusiv în browser am instalat extensia oficială ce salvează pagini web ca notițe în OneNote. E mai simplu și mai rapid decât să le salvez ca bookmarks pentru că apoi pot căuta prin ele și pot vedea inclusiv imaginile. Extensia poate face și capturi de ecran.

ORGANIZARE CA DE WHITEBOARD

La un moment dat voiam să pun chiar o tablă albă pe perete și să scriu cu markerul diverse lucruri pe ea pentru blog, că v-am spus că am diverse liste cu subiecte viitoare, modificări, linkuri șamd. Am abandonat ideea pentru că OneNote se comportă exact la fel, nu distruge pereții, este mai modern și mereu la îndemână. Programul are Secțiuni (arată ca tab-urile) și în interiorul lor Pagini, meniurile sunt mici și neintruzive și pot fi ascunse, iar majoritatea ecranului rămâne ca spațiu tip whiteboard.

Nu în sensul că mâzgălești, deși poți lua notițe și desenând, ci în sensul că organizezi informația cum vrei tu, în casete text, ca și cum ai lipi diverse post-it-uri pe ecran oriunde vrei. Iar OneNote excelează la metode de a-ți prezenta textul nu doar prin formatări ca-n Word (mărime, culoare, heading, font), ci și prin modul de organizare a listelor.

Sunt disponibile pentru bulleted lists vreo 20 de “liniuțe”, de la clasica bulină până la căsuță de bifare a îndeplinirii, semne de important, de stadiu critic, idee, prioritate șamd. Multe sunt interactive, adică poți să bifezi ce-ai făcut și ce nu din lista aia.

Iată exemple de liste de la mine:

• am două liste puse în paralel, una cu subiecte mari și alta cu subiecte mici. În fiecare am notat ba câteva cuvinte (“cum am zburat cu Airberlin”) sau un link către un articol extern.
• am o listă cu localuri pe unde am mai fost și despre care încă n-am scris, alte cu review-uri ce trebuie scrise.
• linkurile acelea pe care le public duminică, “câteva articole bune de citit astăzi”, le strâng tot în OneNote. Nu le fac pe loc, ci strâng aici toată săptămână linkuri interesante, iar sâmbătă deschid WordPress-ul și le pun pe toate într-un articol.
• am niște liste separate cu articole despre cafenele, din care văd că mai am vreo 6 de descris pentru Turul Cafenelelor, plus articole în care să explic cum se face cafea la v60, syphone, chemex șamd, plus “de ce este espresso-ul mic”.
• când m-am întors din Mauritius mi-am făcut un plan cu ce articole aș putea scrie; din ce văd în acea listă, mai am de scris despre cum a fost adaptarea la condusul pe partea stângă a drumului. O altă listă include idei pentru o serie de articole pe care aș vrea să o încep probabil de la anul, pe alt subiect.

Liste, liste, liste, mii de liste. Îmi place că, dacă este cazul să șterg un element, apare lângă fiecare un buton care te ajută să faci asta cu doar o apăsare.

Linkurile acelea NSFW de dimineață? Am o pagină separată ce conține o listă și cu așa ceva, iar ca să nu mă încurc în ele este de genul to do și bifez acolo pe care le-am pus deja prin articole. A devenit o colecție chiar mare de “profile de Instagram”, ca să nu zic altfel.

Tot în OneNote salvez diverse mici elemente de care am nevoie din când în când: datele firmei, să le arăt imediat pentru facturare sau să le dau un copy/paste într-un email, codul HTML care adaugă buton de subscribe sub un clip video, diverse alte paragrafe pe care le inserez în mai multe articole șamd.

Aș fi putut face toate acestea în diverse fișiere Notepad, dar e mult mai eficient cu totul la un loc.

În OneNote îmi țin și informațiile despre călătorie. O pagină o folosesc drept listă de bagaj, pe categorii, în alta dau copy/paste la datele de pe biletul de avion, cele de cazare, eventual cum se ajunge acolo. Fac asta pe desktop și știu că le voi găsi imediat pe mobil, n-am avut niciodată o problemă cu sincronizările. Aplicația de Android, apropo, are și widget-uri diverse.

Să vă arăt și cum m-am organizat pentru Black Friday, când am creat chiar o secțiune nouă cu acest nume, alcătuită din mai multe pagini. Într-o pagină am făcut o listă cu posibile articole de scris și o alta cu măsuri de luat pentru a pregăti blogul pentru acea perioadă (adică să testez skin-ul negru, să scot anumite widget-uri și plugin-uri, să modific aspectul anumitor tabele utilizate pentru lista magazinelor șamd).

În paralel, în Excel am introdus toate datele de afiliere de la BF 2015, am făcut un pivot și am început să le analizez. Concluziile le-am scris în OneNote: ce magazine au mers, ce tip de reclame, ce rezultate au avut AdWords și FB Ads atunci, legătura dintre ora clickului și ora lansării unei comenzi, reclame de mobil vs normale șamd. Le-am trecut acolo, în câteva cuvinte, pentru ca apoi să fac un plan de promovare pe baza lor, în următoarele zile. Am pus la un loc și rezultatele din anul trecut (clickuri, comisioane, trafic pe site), că astea se scot din trei site-uri diferite și eu le doream frumos centralizate pentru comparație.

În altă pagină am salvat linkurile către fiecare magazin, că doar nu era să le convertesc de câte ori voiam să pun unul, plus cuprinsul articolului, să am notat clar ce denumire am dat la fiecare secțiune. Tot aici am scris și toate clasele CSS noi pe care le-am introdus pentru a mă ajuta. Acum, că a trecut Black Friday, am făcut o listă cu bife cu produse comandate și țin evidența celor deja livrate; momentan îmi lipsește slow cookerul.

În altă secțiune notez deja, pe măsură ce sosesc pe email, rezultatele financiare ale fiecărui magazin pentru un articol viitor.

JURNAL ȘI AGENDĂ

Scriu și articole în OneNote. Dacă scriu de pe telefon sau de pe tabletă, scriu în OneNote cât pot dintr-un articol, iar când termin pur și simplu ies din program fără nici o teamă că nu l-aș găsi apoi sincronizat pe desktop.

De ce nu scriu direct în aplicația oficială WordPress? Pentru că mi se pare foarte slabă și mi-e teamă să nu dau din greșeală Publish în loc de Save Draft.

Alteori nu scriu articole cap-coadă, ci doar adaug idei pentru momentul când le voi grupa pe toate. Așa va lua naștere în curând “top 5 locuri vizitate în 2016” sau “premiile nwradu pentru 2016”, iar în paralel lucrez la niște liste (deja mari) de seriale și documentare de pe Netflix și de cărți SF/fantasy citite în ultimii ani.

Tot în OneNote scriu orice idee nouă de articol îmi vine în minte. De obicei folosesc widgetul de pe ecranul telefonului, care deschide pe loc o notiță nouă, și scriu acolo câteva cuvinte. Dacă n-am agenda la mine, acolo notez și ceea ce aud pe la conferințele de presă.

ȘI PENTRU NEBLOGGERI?

Dar da, cum vă poate fi util OneNote dacă nu sunteți bloggeri? Păi sunt sigur că aveți și voi la fel de multe posibile liste. Ce-i de făcut prin casă. Meniul de Crăciun. Un tabel cu mașini interesante văzute pe 3-4 site-uri de vânzări sh. O listă cu vinuri bune, ca să știți și peste un an ce v-a plăcut și ce nu (eu am una). Urmărit prețuri la diverse produse. Cărți pe care vreți să le citiți. Planul pentru o călătorie viitoare.

Puteți să faceți și un fel de proiect aici, folosind structura de tab-uri și pagini. De exemplu, dacă vă planificați nunta puteți face aici liste de invitați, cu tot cu bifat cine a confirmat și cine nu, puteți strânge oferte de formații, linkuri către modele de invitații și chiar și să desenați structura sălii și cum aranjați mesele. E mai rapid și mai simplu decât o combinație de Word și Excel și mult mai ușor de vizualizat decât în programe simple de text.

Dacă plecați în concediu, puteți trece aici datele zborului, apoi instrucțiuni pentru ajuns de la aeroport la hotel, poate o hartă cu un traseu și niște liste cu localuri scoase din Tripadvisor, grupate pe restaurante, cafenele și unde au mic dejun bun.

Totul poate fi shareuit cu alți utilizatori și puteți lucra împreună. Lista de cumpărături poate fi completată de altcineva, la fel și cine a mai confirmat prezența la nuntă.

Ce-am descris eu până acum este varianta de bază, cea în care introduci doar text normal. Eu rareori folosesc mai mult, dar meniurile aplicației spun o altă poveste: poți insera imagini, poți introduce notițe audio și video, poți desena cu diverse culori, poți vedea un istoric al fiecărei notițe și modificările ei, verifica ortografie, poți face legături cu Excel și alte programe Office.

OneNote este preinstalat în Windows 10, iar dacă aveți licență Office 365 (eMAG, PC Garage) primiți acces la aplicația ceva mai complexă, plus Word, Excel, PowerPoint, spațiu mult în OneDrive și altele. Eu am licență de vreo 3 ani, dar OneNote folosesc din martie 2016, așa că nu știu exact cum este versiunea gratuită, dar sunt sigur că face treabă la fel de bună în tot ce-am descris mai sus. Există OneNote și pentru iOS și Android, ba chiar și pentru Apple Watch și Android Wear, plus versiune disponibilă în browser.