Ce să NU faci când ții o prezentare – ghid simplu

Am văzut de-a lungul vieții multe prezentări ținute de diverși oameni și majoritatea fac niște greșeli sau dau dovadă de stângăcii ce ar putea atât de ușor fi evitate, încât după ce le auzi de mai multe ori îți vine să pufnești în râs și să zici “hai frate, tot se mai spune asta?!”

Majoritatea apar din lipsă de experiență în prezentări, iar câteva sunt ticuri nervoase, dar ambele cauze pot fi controlate și eliminate prin citirea și înțelegerea unor sfaturi despre cum să ții prezentările și apoi analiza propriilor tale puncte slabe pentru corectarea lor.

Iată câteva care mi se par ridicole și deranjante ca spectator.

“AM FĂCUT PREZENTAREA ACUM O ORĂ…”

E o vorbă spusă foarte des, de obicei însoțită de cuvintele “scuze, dar…”. De multe ori afli că a făcut prezentarea în noaptea trecută sau acum 5 minute.

Uite cum e treaba: habar n-am ce vei prezenta, dar când aud că te-ai pregătit pentru asta în ultimul moment, mi se pare o mare lipsă de respect pentru spectatori, pentru cei cărora le prezinți respectivele lucruri. Nu mai spune asta!

Sună ca și cum ai fi dat rasol. Prezentarea nu este importantă pentru tine, așa că ai făcut-o pe fugă, în ultimul moment. Ieri ai ieșit cu băieții în oraș, ați băut bine, ați mers la femei, te-ai trezit dimineață sub masa unui bar dubios, ai ajuns acasă, ai scos câinele, apoi ai plecat spre conferința asta și pe drum ai făcut slide-urile pe care acum mi le prezinți.

Dacă tu îmi spui asta, eu de ce ți-aș da atenție?

Nu mai spune asta! Nu vreau să aflu când ai făcut prezentarea! Dacă vrei să-mi spui, minte-mă, spune-i că ai lucrat la ea o săptămână întreagă și ai ales cuvintele potrivite împreună cu un NLP-ist, culorile împreună cu un designer de interior, iar așezarea în pagină respectă toate principiile feng-shui. Dragonul, dacă ar coborî de pe munte, ar trece prin prezentarea ta!

NU TE BAZA PE CLIPURI DE PE YOUTUBE

Eu n-am văzut niciodată să meargă bine un clip YouTube la o prezentare. Nici măcar la prezentările Google. Serios.

Da, la tine acasă merge perfect. La sala de prezentări, însă, netul este de obicei asigurat de o conexiune tip telegraf. Chiar și pe o conexiune bună, nu uita că în sală sunt minim 50 de persoane care s-au conectat la wireless-ul local și stau pe Tinder sau dau mesaje “omfg e atât de plictisitor, te pup rățușcă”.

A pățit-o chiar și Steve Jobs la o prezentare, de ruga audiența să iasă de pe wifi-ul local.

Te bazezi pe 4G? Nu te baza așa tare, în mulțimi mari de oameni s-ar putea să nu obții un streaming atât de bun.

Soluția: vino cu clipul tău de acasă, ca fișier independent, și-l rulezi din calculator.

NU TE BAZA PE SKYPE

Din aceleași motive ca mai sus, doar că Skype complică totul. Nu-i doar un flux video, avem și audio bidirecțional. Nu-s niște servere bine stabilite, ci Skype folosește un sistem distribuit de noduri de rețea și adaptează în timp real calitatea sunetului și a imaginilor. În funcție de asta, poate ieși o imagine de neînțeles și o voce metalică de parcă ți-ar vorbi Skynet, semn al unei rate mici de bit.

Doi la mână, de ce să te bazezi că și colegul tău de muncă sau cine-o fi la capătul celălalt al Skype-ului are totul în regulă la momentul respectiv? Îl aduci acolo în persoană pentru prezentare sau îl pui să se filmeze ținând-o și-l redai din înregistrare; nu de pe YouTube.

“SĂ TRECEM PESTE ACESTE SLIDE-URI”

Atunci de ce le-ai inclus? Mai văd prezentări unde persoana respectivă ne arată primul slide, apoi derulează peste vreo 10 zicând “să dăm direct la ce ne interesează…”. Păi de ce le-ai mai inclus și pe celelalte? Ce era în ele? Ce nu vrei să văd?

VERIFICĂ PREZENTAREA PE CALCULATORUL ȘI PROIECTORUL DE LA FAȚA LOCULUI

La acest capitol am asistat la tot felul de momente comice:

• “îmi cer scuze, acasă mergea” – da, efectul clasic de prezentare.
• “ah… culoarea aia trebuia să fie roșie” – da, dacă verificai proiectorul înainte, că durează 15 secunde, observai că e bulit roșul și-l schimbai pe loc în marsala.
• “nu știu de ce este afișat așa” – probabil pentru că e altă rezoluție a ecranului, se putea corecta asta printr-o simplă verificare.
• “ah scuze, eu folosesc altă versiune” – da, 2003, nu ne putem mira că nu arată perfect în 2013. Uite un sfat simplu: dacă nu ai cine știe ce animații necesare în prezentare, salveaz-o ca PDF format landscape și astfel te asiguri că, în caz de probleme cu Powerpoint, o prezinți din orice PDF Viewer pe modul full screen/single page.
• “nu este quicktime instalat, îmi pare rău”

Toate se pot rezolva dinainte. Nu zic să suni cu 3 zile înainte și să ceri specificațiile computerului pe care se va face prezentarea, dar atunci când te instalezi la pupitru treci un pic prin slide-uri, vei vedea imediat eventuale probleme și pe majoritatea le poți corecta pe loc.

CITITUL DE PE SLIDE-URI

Peste cele de mai sus mai poți trece, dar cele mai proaste prezentări sunt cele în care prezentatorul spune exact ce scrie în slide. Cuvânt cu cuvânt! De multe ori se uită el pe ecran și citește de acolo; mai rău de atât nu poate fi decât dacă spune “scuze, am făcut prezentarea acum 2 minute, nu mai țin minte ce-i în ea că mă grăbeam”. Unii practic spun asta prin intonația folosită atunci când citesc de pe slide-uri, ca și cum ar descoperi și ei cu surprindere ce scrie acolo.

Problema este că eu, ca spectator, citesc mult mai repede ce scrie pe ecran, iar apoi, când văd că tu reciți același lucru, scot telefonul și mă dau pe Tinder sau scriu mesaje cu “te pup, rățușcă!”. Nu te mai ascult, ci doar ridic ochii la fiecare slide nou, întrebându-mă de ce-ai venit și tu aici, că puteam citi și singur toate cele.

O prezentare ar trebui să pună în centru elementul uman – omul și explicațiile sale. Ideal ar trebui să folosească și cuvintele potrivite, să aibă un ritm, o poveste, să te ducă spre o concluzie, să folosească toate acele sfaturi clasice despre prezentări de succes. În lipsa lor, măcar sa pună accent pe omul care o ține și pe ce are el de spus, iar pe ecran să vedem doar ideea sau grafice sau cifre pe care prezentatorul le explică apoi.

Pentru sfaturi bune pentru prezentări de succes, citiți seria lui Tudor Galoș, este tăticul lor.

sursa foto: Speaker at Business Conference de pe Shutterstock.