Alte sfaturi pentru evenimente reușite

Am mai zis eu cândva cum ar trebui să fie o lansare de eveniment pe gustul meu: simplă, rapidă, într-un loc cu multă lumină pentru a face fotografii, fără extravaganțe gen muzică și catering cu creveți. Dacă m-ar chema la ei la birou, fără nimic altceva decât o masă liberă, ar fi foarte bine. De atunci nu s-a schimbat nimic.

Așa că mai vin cu o listă, că vreau să fiu tot mai eficient și rapid. Dacă nu o schimbare totală de direcție, măcar mici îmbunătățiri.

1. Un colț de lumină, un mic studio foto.
De multe ori fac fotografii groaznice de la lansări și în general nu din vina mea. Evenimentele au loc în tot felul de baruri sau alte localuri întunecoase sau cu lumini colorate. N-ai pe ce pune produsul ca să-l fotografiezi, iar un telefon negru pus pe o masă albă se surprinde greu în imagini, trebuie multe reglaje din cauza contrastului puternic.

Sfatul meu către agenții și companii este sa investească în două, trei echipamente de studio foto. Una-două lămpi și o umbrelă de difuzie ar asigura o lumină suficientă într-un colț al camerei pentru cei ca mine, care nu vin cu mâna în buzunar, așteptând totul mură-n gură în comunicat, ci vor să facă propriile lor fotografii. Poate un mic cort de lumină cu două lămpi lângă el. Nu vreau softbox-uri și sincronizări complexe, ci ceva ce s-ar putea achiziționa cu 500 de lei, adică un sfert din costul oricărei lansări, și s-ar putea reutiliza la fiecare eveniment.

2. Cât durează.
Ar fi frumos dacă în invitația care precizează “vă așteptăm la ora 12” s-ar menționa și un “și terminăm la ora 14”. Ca să știi cât durează, că poate vrei să-ți planifici ziua și după aceea. Nu de alta, dar am mai fost la unele chestii unde abia acolo am aflat că urma să dureze totul vreo 3 ore și ceva.

3. Dress code.
Mi se face jenă când la câte un eveniment vine CEO-ul și Directorul Comercial al unei mari firme, iar vreo 3 invitați sunt în pantaloni scurți și sandale. Mi-e jenă pentru că omul acela va zice “bă ce-i cu desculții ăștia? Dacă nu-s capabili să înțeleagă o simplă etichetă, ce șanse au să înțeleagă ce facem noi aici? Așa arată bloggerii? Ce caută aici?”
Și apoi dă un ordin scurt pentru următoarele evenimente: “fără bloggeri!”

4. Hârtie irosită de pomană.
La majoritatea evenimentelor primesc comunicatul frumos tipărit pe hârție și pus într-o mapă, deși întotdeauna acesta este trimis și electronic, prin email. Ghiciți pe care-l citesc!
Mai e cineva fără email? Mai e hârtie indispensabilă cuiva?

Tot la același capitol, de multe ori primesc încă de la intrare un mic carnet și un pix, că poate vreau să iau notițe. OK, de multe ori notez chiar și două pagini, dar ce să fac cu restul de 48? Cei mai mulți oameni vin chiar cu agenda lor și notează în ea ideile principale. Și eu fac asta, de fapt.

Nu mai bine puneți într-un colț două-trei agende și cine chiar are nevoie își ia una și un pix, decât să dai de la început 50 de bucăți ce vor fi apoi aruncate sau neutilizate? Mai economisim și noi câte un copac.

5. Fum.
Rezultatul principal al lansărilor și prezentărilor este că respectiva companie are parte de publicitate și “coverage” pe site-urile și în ziarele celor prezenți acolo. Beneficiul meu, mai puțin important când îl raportăm la întreaga activitate, este că ajung să văd cu ochii mei și să scriu despre noutăți înainte altora.

Totuși, beneficiul principal este pentru companii și eu le fac practic reclamă de câte ori zic “X lansează Y”. În aceste condiții, aș aprecia dacă la evenimentele respective n-aș sta în fum de țigară. Nu-mi place fumul, nu sunt fumător. Cine vrea să fumeze, o poate face afară.

6. Coordonarea cu alte evenimente.
Joi 11 iulie au fost vreo 5 evenimente la ora 10:30 dimineața. Lansări, prezentări, acțiuni. Cine a avut de pierdut? Oricare patru din cei cinci. Un pic de coordonare cu celelalte agenții nu strică, un telefon dat înainte cu “voi plănuiți ceva pentru ziua X?” este în interesul tău.

7. Punctualitate.
Orice eveniment începe cu minim 30 de minute mai târziu decât este scris în invitație. De ce? Pentru că lumea întârzie. De ce întârzie? Pentru că știu că oricum începe mai târziu.
E un cerc vicios din care ieșirea e simplă: dai drumul la ora promisă și gata, după 2-3 din acestea i-ai reobișnuit pe toți să vină la fix.

Nimic nu-i mai deranjant decât să ajungi acolo cu 15 minute mai devreme (ca să mănânc bine întâi, desigur) și apoi să aștepți minim 45 de minute să sosească alții, până ajungem la masa critică de oameni prezenți. O să fac alergie la pișcoturi!

8. Mereu altă locație.
Am înțeles că este un “faux pas” (“de porc”, în română) să faci o lansare în același loc ca vreo altă firmă, mai ales în decurs de câteva luni după ei. Altfel spus, s-ar chema că-i copiezi pe ăia și în plus este foarte ușor să compari ce-a dat fiecare de mâncare, caz în care unii ies mereu prost. Singurele excepții sunt locurile precum The Hub, săli făcute special pentru prezentări și lansări, și bănuiesc că și Grand Cinema Digiplex, că măcar o dată pe lună merg până la capătul pământului în Băneasa ca să văd o nouă minune.

Mie nu-mi pasă că se zice așa. Din partea mea, puteți face toți evenimentele în același loc. Dacă mai este și ușor accesibil, precum The Hub la Unirii, și mai bine.

Sigur, merge și cum e acum. Dar ar putea fi și mai bine!