Ymens pentru companii mici

Am fost ieri la lansarea “la apă” a serviciilor de cloud computing marca Ymens. TeamNet este în spatele acestui brand, un gigant românesc al software-ului de care sigur aţi auzit dacă sunteţi în domeniu.

Ymens se citeşte “imens”, apropo, nu “i-menz”.

O prezentare inedită, începută ca o scenetă de comedie jucată chiar şi de către conducerea Ymens, a început să arunce puţină lumină asupra serviciului. Cloud computing, acces de oriunde la orice date dintr-o companie, independență faţă de eventuale defecte hardware sau probleme de securitate, reducere masivă de costuri pe partea de IT. Avantajele obişnuite ale cloud-ului.

Ce oferă Ymens şi cui? Oferă o soluţie de management al documentelor şi proceselor uzuale dintr-o firmă, precum gestiunea şi arhivarea online a tuturor documentelor, facturare şi gestiunea ofertelor, management de concedii şi parc auto, video-conferință, management de contacte şi poştă electronică, calendar şi planificare sau soluţii juridice.

Se adresează firmelor mici şi mijlocii, cu până în 100 de angajaţi, care vor fi cele mai avantajate de soluţia cloud şi de nivelul de complexitate la care au fost dezvoltate “aplicaţiile” din Ymens.

Avantajele “cloud-ului” sunt, în opinia mea, de două tipuri. La bază, înseamnă că toate sistemele performante de calcul pe care rulează aplicaţiile companiei nu mai sunt servere aflate în rack-ul tău din camera tehnică, ci sunt în nişte data-center-uri speciale, aflate oriunde în lume (în cazul Ymens, în România), iar tu foloseşti puterea lor de procesare după nevoie. Vrei mai multe servere pentru 2-3 zile? Nu cumperi maşini în plus, cu care apoi să rămâi de pomană în rack, ci închiriezi ieftin puterea de procesare a unora din datacenter, adaptând permanent necesităţile. Plăteşti fix cât consumi.

Acum, avantajele aici sunt de două tipuri, după cum vă spuneam.
1. Niciodată nu rămâi fără resurse. Gândiţi-vă la un mare site de ştiri atunci când se întâmplă ceva important în lume şi intră, dintr-o dată, milioane de noi cititori. Sau un magazin online de Black Friday, când vin de 10 ori mai mulţi vizitatori pe site. Păi ce să facă, să cumpere servere şi rackuri în plus doar pentru o zi din an? Nu, se hostează în cloud şi lasă sistemul de gestiune să-i aloce automat alte servere, în timp real, păstrând nealterată performanţa.

Acesta este tipul de avantaj specific mai degrabă site-urilor cu creşteri masive, dar temporare, de trafic, precum magazine online, reddit când dă Obama interviu, site-ul Educaţiei când se anunţă rezultate la bac etc.

2. Nu mai cheltui bani cu resurse hardware. Dacă ai o firmă de 100 de oameni şi programele de gestiune uzuale, înseamnă că ai nevoie de un server puternic, un rack, un UPS de 3000 kVA, nişte hard-diskuri suplimentare pentru backup, vreun switch rapid, un sysadmin care să le configureze, plus calculatoare performante pentru angajaţi, că munca fiecare şi-o face individual.

Aici vine soluţia cloud. De ce să ţii tu un server şi toate accesoriile, când sunt firme care ţin mii de servere, iar tu plăteşti doar “închirierea lor”? Îţi reduci masiv costurile cu infrastructura IT. Iar dacă “serverul” tău este doar un calculator ţinut pe jos undeva, îţi reduci riscurile de a pierde toate datele în caz de o problemă, pentru că un datacenter are multe backupuri şi sisteme de protecţie.

Pe lângă faptul că nu trebuie să-ţi mai baţi capul cu întreţinerea propriilor servere şi poţi da afară jumătate din departamentul IT, Ymens creşte eficienţa firmei. Câteva scenarii descoperite de mine din propria experienţă:

• poţi vedea facturile emise de la orice calculator
• s-a terminat cu întrebările între colegi “mai ai oferta de anul trecut făcută la X? Vreau să văd la cât le-am dat atunci preţul…”, pentru că toate ofertele sunt disponibile în arhiva de documente.
• nu mai ai tabele cu situaţia maşinilor din firmă şi când le expiră ITP-ul, situaţie care de obicei este un Excel ce se poate pierde atunci când moare un HDD sau e virusat laptopul, ci le ai în interfaţa de parc auto din Ymens, cu alerte configurate pentru când trebuie să faci un nou RCA.
• editarea unui draft de contract e mult mai simplă atunci când toţi cei interesaţi din firmă au acces la varianta cea mai nouă.

Arhi, prezent la conferinţă, a pus o întrebare bună despre cum se micşorează costurile cu licenţele pentru o firmă. În fond, fiecare angajat are în continuare nevoie de un calculator cu Windows şi Excel, nu? Altfel cum generează fişierele care apar în Ymens?

Corect, are nevoie. Dar reducerea de costuri apare prin faptul că nu mai ai licenţe de windows server sau exchange sau alte drăcii business, că nu mai apelezi la SAP sau Ciel sau Oracle pentru un soft propriu, ci dai 3-15 euro de utilizator pe lună la Ymens, că ai datele şi toate informaţiile în acelaşi loc, accesibile de oriunde, ferite de defecţiuni şi securitate (am oricând mai mare încredere în securitatea cloud-ului şi firewall-urile lor profesionale decât în ce zice un admin de reţea care poate fi oricând convins să ia cu el nişte fişiere confidenţiale ale unui patron care nu-i măreşte salariul).

Cei de la Ymens ajută firmele cu arhivarea digitală a documentelor existente, cu configurarea rapoartelor şi a necesităţilor de la sistem, toate tratându-se în momentul vânzării serviciului sau ulterior pentru alte dezvoltări. Aş zice că mai multe detalii găsiţi pe Ymens.ro, dar site-ul încă nu este funcţional. Citiţi totul în prezentarea pusă pe SkyDrive.

Ce nu m-a încântat la Ymens:

• interfaţa de acces e bazată pe Silverlight, că la momentul începerii dezvoltării părea o idee bună. Până la finalul lui 2012 trec la HTML 5.
• firmele care vor doar email în cloud (adică să nu aibă ele un server pentru asta) şi nişte Office, calendar şi stocare de documente, vor apela mai degrabă la Gmail + Drive sau Office 365 + Skydrive, care includ soluţii performanţe de editare office. Dacă vrei şi gestiune de facturi, resurse umane, concedii (ca să nu mai umble toţi cu hârtia în mână, ci să facă cererile în program şi tot acolo să ai situaţia la zi cu cine va lipsi şi când), deja ai nevoie de Ymens.
• sunt nişte limite la integrările dintre aplicaţiile Ymens. Vi le spune un vânzător.

Totuși, la o firmă de 100 de oameni, considerând că toți au nevoie de acces la cloud și că le cumperi pachetul “cu de toate” de 15 euro, înseamnă 1500 de euro pe lună. Asta e mai ieftin decât să ai propriul server, admin pentru el, curent electric, plus cât de ajută în muncă servicii precum arhiva de documente sau centralizarea tuturor fișierelor importante.

(Vocea lui Moise Guran?)