Ford #GoFurther, ca la carte

Evenimentul Ford Go Further a fost perfect organizat de la A la Z. Echipa Ford internațională mi-a arătat ce înseamnă experiența în organizarea de conferințe gigantice.

Încă de la început, cand am fost invitat, am avut la dispoziție un site pe care găseam și se actualizau informații particularizate deplasării mele.

Acolo am aflat ce zboruri voi lua, de acolo am downloadat biletele electronice, am aflat programul zilei, despre ținuta business obligatorie și toate adresele necesare. Comunicația “manuală” pe email a fost minimă.

Apoi, după cum vă spuneam, a fost primul eveniment la care particip care a utilizat funcția Eveniment Live din Google+. Odată înregistrat în acel grup, toate fotografiile pe care le făceam cu telefonul în conferință se uploadau automat în pagina respectiva, cei care o urmăreau online putând avea astfel acces la ce “văd” participanții din diverse locuri și workshopuri.

Că veni vorba de download și upload, rețeaua wifi Ford a funcționat perfect în toate momentele, chiar și cu 2000 de oameni prezenți. Și când spun că a funcționat, mă refer că am pus pe YouTube 500 MB de clipuri filmate acolo.

Nu stiu daca au instalat vreo rețea mesh ca cele publice (precum cea din Centrul Vechi pe CISCO, de exemplu), dar e clar că niște oameni de IT au lucrat mult și bine la realizarea ei și n-a fost doar un “hai sa punem niste routere wifi pe aici și vedem câți utilizatori vor putea ține”. Poate ca era rețeaua stadionului modificată pentru Ford (stadionul lui Ajax era vizavi, noi fiind intr-o clădire anexă), dar rar vezi un wifi care să poată susține mii de conectări.

Numărul oamenilor implicați a fost uriaș. Câteva zeci de persoane îmbrăcate în haine Ford așteptau la aeroport și preluau pasagerii pe măsură ce aterizau. Câteva autocare făceau constant naveta intre Schiphol și Ziggo Dome. La locatie, zeci de angajați Ford te ghidau spre săli, îți preluau bagajele, iti ofereau o băutură, iti răspundea la intrebari. Era câte un om care ținea în mână un carton cu culoarea grupului tău, atunci când ne-am divizat, și altul care avea un carton pe care scria numărul canalului pe care sa comuti căștile pentru a asculta explicațiile din fiecare zonă.

La ieșire erau zeci altii care te ghidau, ca un lanț uman, spre autocarul, hotelul sau cina ta. Puteai sa fii mut și surd și tot te-ai fi descurcat perfect pe acolo, atât de bine era totul indicat și organizat. Cand îți era sete se întâmpla fix lângă o masă mare cu apa de toate felurile, iar pe partea cealaltă erau cafea și Heineken. Surd și mut să fi fost și tot te-ai fi descurcat fără nici o nevoie de a vorbi.

Kitul de presă primit este un alt exemplu de detalii puse la punct. Stickul de 4 GB are de toate pe el, de la fotografii cu rezoluție imensă la biografiile a vreo 20 de speakeri, pozele lor, comunicate despre fiecare mașină și lansare scrise în vreo 12 limbi diferite, atât fisiere PDF cât și Word.

A fost la un nivel superior față de tot ce-am văzut organizat la noi. Sigur, cand aștepți mii de oameni, chiar și dacă doar 10% dintre ei au întrebări sau necesită ajutor cu ceva și ai cam pus-o, asa că e normal sa gândești de la început cele mai mici detalii.