Metoda modernă de a atașa fișiere unui email

Dacă tot m-am jucat cu Hotmail, să vă mai arăt un lucru care îmi place foarte mult faţă de Gmail: ataşarea de fişiere prin cloud.

Vi s-a întâmplat vreodată să trimiteţi, poate chiar la muncă, un fişier Word sau Excel cuiva şi la fix 2 secunde după ce aţi apăsat Send, ca un făcut, vă daţi seama că undeva e o greşeală? Aţi uitat să modificaţi ceva în header, e un typo în titlu, n-aţi renumerotat articolele contractului după ce l-aţi eliminat pe acela inutil, n-aţi adăugat şi cheltuielile speciale în tabelul de calcul.

Hotmail are aici o mare şmecherie. Poţi trimite fişiere normal, ataşându-le la email, sau le poţi trimite plasându-le de fapt online în SkyDrive, iar destinatarul primeşte automat dreptul de a le vizualiza acolo. E ca atunci când dai share unui fişier şi anunţi pe alţii de asta prin email, dar acum faci totul chiar din interfaţa Hotmail.

Pentru cei care preferă să downloadeze fişierul respectiv, în loc să-l citească sau editeze online, e foarte simplu. Odată deschis acesta prin linkul primit pe email, ai opţiune “deschide în Word“, care-ţi trage fişierul ca pe un DOCX normal, iar apoi faci ce vrei cu el. Hotmail şi SkyDrive sunt servicii Microsoft şi deci compatibile 100% cu Office, adică tot cu DOCX, XLSX şi PPTX te joci, chiar şi online.

Avantajele imense ale posibilităţii de ataşare în SkyDrive apar atunci când mai ai ceva de modificat la fişier. Ai o greşeală în el? Intri în SkyDrive, editezi fişierul acolo şi corectezi, iar apoi nu trebuie să faci nimic. Destinatarul va deschide direct fişierul corectat de tine, atunci când vede emailul. Iar dacă ţi-a semnalat el greşeala, e mult mai simplu să o corectezi şi să-i spui asta, decât să-i retransmiţi un fişier actualizat, umplându-i astfel căsuţa poştală.

Altă idee: trimiţi un fişier la mai mulţi oameni. Poate e o listă de cadouri de nuntă, poate este lista de cumpărături pentru excursia din weekend. Fiind online, respectivul text poate fi editat de toţi cei implicaţi chiar şi în acelaşi timp.

Acum gândiţi-vă că este un contract şi trebuie să-şi dea cu părerea pe el vreo 3-4 persoane din firma, aşa cum se întâmplă de obicei. Înainte le trimiteam de la unul la altul, cu nume schimbat în rev1, rev 2 şamd, dar acum putem lucra online simultan.

Mai jos am exemplificat cât de simplu este totul. Întâi fac un email nou, ataşez un fişier DOC şi aleg opţiunea de SkyDrive, iar apoi deschid emailul primit şi mă uit online la respectivul text. Dacă-l vreau în calculatorul meu, am sus butonul “deschide în Word”.

Ulterior am testat şi modificarea lui. Am adăugat acea formatare oribilă textului, în interfaţa online din SkyDrive, am salvat, apoi am deschis fişierul prin linkul iniţial venit pe email. Evident, acum am deschis varianta modificată.

Puteți să vă faceți un cont de test pe Hotmail.com, ba chiar spuneam în alt articol că îl recomand începătorilor/părinților. Iar dacă aveți vreo ispravă amuzantă legată de emailuri greșit trimise, scrieți-o în comentarii. De exemplu un coleg de-al meu a trimis unui client nu doar fișierul cu oferta, ci tot calculul din spatele acesteia, așa că se vedea cât ne costă pe noi totul, ce regie avem, ce manoperă estimăm și cât profit ne adăugasem.