Office in cloud

Microsoft a avut ieri o prezentare a soluţie Office 365, adică pachetul Office, dar cu găzduire în cloud. N-am reuşit să ajung la prezentare, dar subiectul este atât de interesant încât merită discutat oricum pentru că mi se pare că prefigurează viitorul a multe software-uri pe care le utilizăm zi de zi.

Sunt destul de sigur că utilizatorul obişnuit de Office dintr-o firmă mică, medie sau mare nu are nevoie de opţiuni avansate. Majoritatea îl ţin doar pentru editare de bază a unor documente, dar se opresc la paginare, bold şi centrat fontul. Excel-ul? Bun pentru calcule, situaţii, rapoarte, dar nu toată lumea foloseşte tot felul de tabele pilot, sparklines, grafice, filtre sau formule matematice complexe. Uitați-vă la meniul ribbon curent din Excel și gândiți-vă prin cate meniuri intrați de obice? Aveți treabă la Formulas sau Data?

În mod normal, pentru fiecare utilizator, începător sau avansat, angajat într-o funcţie în care utilizează la maxim Office-ul sau doar din când în când, trebuie cumpărată o licenţă. Office Professional în varianta OEM costă 350 de euro, ceea ce înseamnă o căruţă de bani, o sumă justificată dacă programul îţi aduce la rândul său bani (şi folosit corect îţi aduce, că reprezintă coloana vertebrală a majorităţii actelor ce intră şi ies dintr-o firmă), dar prea mare dacă utilizatorul căruia îi cumperi acea licenţă nu o “merită”.

Poate că e doar începător. Poate că doar editează documente. Poate că e angajat pe o perioadă scurtă sau îşi dă demisia pe neaşteptate şi doar ţi-a generat nişte costuri cu un nou laptop, un nou Windows şi Office şi tot restul, fără a fi amortizate niciodată prin munca acelui angajat. Aici apare Office 365.

Office 365 înseamnă că softul se mută în cloud, adică este folosit direct online, şi plăteşti o taxă lunară pentru asta. Nici nu e mare, doar 5,25 euro pe lună pe utilizator. E mult mai rentabil decât să cumperi direct licenţa full pentru fiecare angajat, costul acesteia inseamnand 66 de luni calendaristice de Office 365. Noul cod al muncii a făcut mult mai simplă angajarea pe perioade determinate de timp; era timpul ca şi software-ul să ţină pasul cu astfel de practici într-un sistem “pay aş you use”.

Office 365 este disponibil în două pachete. Pachetul P include email Exchange Online, Office Web Apps (pe care le puteţi testa gratuit şi utiliza oricât la adresa office.live.com, au online majoritatea funcţiilor din Office-ul clasic), Sharepoint şi Lync Online. Din start sunt două avantaje mari: Sharepoint permite ca mai mulţi utilizatori să share-uiască şi să lucreze simultan la acelaşi document (cât de simplă ar fi atunci editarea unui draft de contract sau completarea unor tabele mai complexe în care fiecare introduce datele muncii sale?!?) şi Lync, care presupune mesagerie şi întâlniri online.Costă 5,25 euro/lună/om.

Pachetul E este mai avansat, costă între 9 şi 25 euro pe lună pe cap de angajat, include Active Directory, control şi configurare IT avansată, acces de oriunde, conectarea cu Blackberry-uri şi alte telefoane şi tot aşa. Găsiţi mai multe detalii pe site-ul oficial.

Este mult mai eficient să plăteşti pe măsură ce consumi decât să investeşti direct în licenţe clasice. Sistemul îţi permite să-ţi măreşti temporar echipa cu noi oameni şi să le dai ceea ce au nevoie, iar apoi o poţi reduce fără să rămâi cu investiţii şi obiecte pe “inventar”. Aş putea vedea acest sistem aplicat în multe alte domenii şi pentru multe alte software-uri.